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¿Por qué se llama workflow cuando queremos decir "que lo haga Hubspot"?
Un workflow, traducido de forma muy literal desde el inglés, es un flujo de trabajo, es decir, una serie de trabajos relacionados que se pueden ejecutar de manera manual o automática. En este último grupo es donde entra la máquina.
En el área de ventas y marketing es donde este tipo de automatizaciones pueden resolver horas de trabajos manuales por parte de ambos departamentos.
Existen infinidad de aplicaciones y usos de workflows automatizados a los que nos enfrentamos en el día a día sin darnos cuenta. Cuando rellenamos un formulario y automáticamente recibimos un email de respuesta, eso es parte de un workflow.
Aquí queremos explicarte una serie de automatizaciones que suelen ser habituales para muchas empresas (de lo más sencillo a lo más complejo) y que Hubspot nos ayuda a realizar por nosotros.
Acciones que pueden realizar los workflows
Para entender esas automatizaciones, primero tenemos que conocer qué acciones puede realizar un workflow:
- enviar emails
- enviar notificaciones internas a los usuarios de la herramienta
- crear registros (ya sean negocios, contactos o empresas)
- crear tareas y asignarlas
- ejecutar ramificaciones basadas en cualquier comprobación de los filtros de la herramienta
- añadir contactos a listas estáticas
- añadir contactos a audiencias de ads
- borrar/copiar y establecer datos
- gestionar suscripciones a emails
Todas estas acciones se pueden usar dentro de un flujo de trabajo y nos ayudan a conseguir nuestro objetivo: convertir leads y ser más eficientes en la carga administrativa de la función comercial.
Automatizaciones en el departamento de marketing
En el departamento de marketing, la mayor parte de las automatizaciones irán dirigidas a conseguir una meta u objetivo, como convertir los leads obtenidos por campañas o alimentar el paso de estos leads de una fase a otra del ciclo de vida del contacto.
Podemos intentar generar flujos que nos ayuden a obtener respuestas automatizadas para cualquier solicitud hecha a través de un formulario o bien que sigan depurando esos leads en el funnel de marketing hasta su conversión en ventas. Aquí todo depende de la estrategia de la empresa, de si emplea inbound o no.
Te ponemos un ejemplo. Vamos a enviar una invitación para asistencia a una feria de la empresa para que visiten nuestro stand. Ahí Hubspot puede hacer lo siguiente:
- Realizar el primer envío masivo a la lista de contactos. En este envío podemos facilitar un enlace para reservar una reunión en la feria con los comerciales que van a trabajar en ella. ¡Incluso el mismo enlace para todos!
- Establecer un workflow que nos indique quiénes no han abierto el email para enviarles así un segundo correo cambiando el asunto y quiénes han abierto el email pero no han reservado cita, para enviarles, por ejemplo, otro con diferente contenido.
Existen también otro tipo de automatizaciones más operacionales que nos van a ayudar a gestionar el customer journey (el proceso del lead entre marketing y ventas) y a dirigir la herramienta. Por ejemplo, la asignación automática de contactos entre los comerciales o los avisos automáticos de la entrada de nuevos leads a la herramienta para su gestión.
Automatizaciones en el departamento de ventas
En la parte de marketing la mayoría de los workflows se centran en implementar estrategias que nos ayuden a convertir los leads en peticiones comerciales. Sin embargo, en la parte de ventas los workflows que más se suelen usar suelen ir destinados a eliminar la carga administrativa de la plantilla comercial y a que su tiempo de gestión sea lo más eficiente posible.
Te ponemos algunos ejemplos:
- Crear los negocios (oportunidades de venta) de forma automática en la herramienta y asignarlos al pipeline y etapa del pipeline que proceda, basándose en reuniones mantenidas con el contacto.
- Asignar notificaciones o tareas cuando un negocio se queda estancado en una etapa del pipeline de negocios o reactivar avisos sobre negocios dormidos por la gestión comercial.
- Pasar de fase los negocios dentro del pipeline basándonos en la aceptación o no de cotizaciones o presupuestos.
- Crear una secuencia. Esta es la automatización más interesante de todas. Consiste en enviar un presupuesto o cotización y no tener que recordar el volver a ponerse en contacto con el lead, sino que podemos activar una secuencia que lo va a “perseguir por nosotros”. Podemos establecer una cadena de emails que se envíen al contacto cada x días y que se pare automáticamente cuando este nos conteste o agende una reunión. Además podemos intercalar tareas generales y de llamada que nos permitan una mejor gestión ayudados por la herramienta.
